Weniger Tools, mehr System: 3 KI-Workflows, die deine Arbeit wirklich verbessern

⏱️ Lesezeit: ca. 12 Minuten

Du kannst ihn auch in 4 Pausen lesen – ich zeige dir unterwegs, wann du guten Gewissens kurz stoppen kannst.

https://www.youtube.com/watch?v=zFcxA9T_BWs

Die Informationen habe ich aus diesem Kanal, bzw. diesem Video und dem dazugehörigen Kanal!!!

Stand (Aktualität): 09.11.2025

Prolog (Lesezeit: 2 Minuten)

Wir haben nicht zu wenig KI.Wir haben zu wenig System.

Viele von uns nutzen ChatGPT, Gemini, Claude, NotebookLM oder Perplexity – manchmal alle gleichzeitig. Doch mehr Tools führen nicht automatisch zu mehr Produktivität. Was wir wirklich brauchen, ist ein neues Denken: weg vom Tool-Stapel, hin zum Workflow.

Denn ohne Struktur wird auch der beste Prompt zur Einbahnstraße.Ohne Wiederverwendbarkeit bleibt das beste Asset eine Einzelleistung.Und ohne Kontext läuft selbst die klügste KI im Kreis.

Darum geht es in diesem Text:Nicht um das nächste KI-Tool, sondern um klare Rollen, kluge Abläufe und KI als System, das mit dir wächst.

Abschnitt 1: Denke in Rollen, nicht in Tools (Lesezeit: 2 Minuten)

Noch 10 Minuten Lesezeit

Statt ständig zu fragen: „Welches KI-Tool ist das beste?“, frag lieber:„Welches KI-Tool passt zu dieser Aufgabe?“

Denn die Wahrheit ist: Es gibt keine perfekte KI. Aber es gibt perfekte Kombinationen – wenn du sie richtig einsetzt.

Hier ist ein bewährtes Rollenmodell, mit dem du Ordnung ins KI-Chaos bringst:

Tool	Rolle im Workflow
ChatGPT	Generalist, Kontext-Manager, Projekt-Gehirn
Gemini	Builder für Visuals, Slides, Canvas-Prototypen
Claude	Präziser Visual-Stratege, generiert editierbare SVGs
Perplexity	Schneller Recherche-Profi mit Social-/Deep-Modus
NotebookLM	Quellenbasierter Analyst und Synthesizer

Wenn du deine Tools so einsetzt, dass jede:r seine Stärken ausspielt, wird aus Tool-Sammlung ein echtes Team. Und du wirst merken: Die Ergebnisse fühlen sich nicht nur besser an, sie sind besser.

Abschnitt 2: Workflow 1 – Recherchieren & analysieren mit System (Lesezeit: 4 Minuten)

Noch 6 Minuten Lesezeit

Ziel: Fundierte Wissensbasis aufbauen, statt im Prompt-Dschungel stecken bleiben.

Schritt 1: ChatGPT als „Projekt-Gehirn“

Beginne nicht mit der Recherche, sondern mit dem Projektaufbau:

• Erstelle in ChatGPT ein Projekt, z. B. „Brand: Möbel XY“.

• Lade Dokumente hoch: Onepager, Marktstudien, Zielgruppen-Profile, alte Reports.

• Jetzt kannst du jede Recherche innerhalb dieses Projekts durchführen – mit vollständigem Kontext.Ergebnis: ChatGPT liefert nicht nur bessere Antworten, sondern denkt mit.

Schritt 2: Perplexity – präzise Quellen sammeln

• Frag gezielt: „Gib mir 20 Anbieter in diesem Markt – nur URLs.“

• Nutze den Social-Modus, um Reddit-Diskussionen zu analysieren (z. B. Frustpunkte bei Konkurrenzprodukten).

• Oder filtere mit filetype:pdf aktuelle Trendreports.

Wichtig: Du kontrollierst die Quellen – nicht die KI.

Schritt 3: NotebookLM – nur analysieren, was du freigibst

• Importiere deine Quellen aus Perplexity in NotebookLM.

• Weise eine Persona zu: z. B. „Growth Consultant für Marktpositionierung“.

• Prompt: „Analysiere die fünf meistgenutzten Value Propositions der Anbieter. Formuliere drei differenzierende Alternativen.“

Jetzt wird die Analyse kontextbewusst, fokussiert und strategisch nützlich.

Ergebnis:

• Ein Marktüberblick mit echter Quellenbasis

• ICP-Profile, Positionierungs-Map, Tone-of-Voice Guide

• Wiederverwendbare Dokumente, die du ins ChatGPT-Projekt zurückspielen kannst

Wirkung: Du baust ein selbstverstärkendes Wissenssystem statt Einweg-Konversationen.

Kaffeepausen-Zwischenstand: Du bist bei Minute 6 – Halbzeit!

Wenn du jetzt zurück an den Schreibtisch musst: Einfach beim nächsten Break weiterlesen.

Abschnitt 3: Workflow 2 – Visualisierung mit Substanz (Lesezeit: 3 Minuten)

Noch 3 Minuten Lesezeit

Ziel: Inhalte, die nicht nur schön aussehen, sondern auf echten Erkenntnissen basieren.

Schritt 1: Nutzer-Insights mit Perplexity finden

• Recherchiere, was User über bestimmte Produkte denken (Social-Modus).

• Frag nach Kaufentscheidungen, Frustrationen, Wechselmotiven.

• Exportiere alles als PDF – das ist dein Rohmaterial.

Schritt 2: Gemini Canvas – aus Text wird Visual

• Lade den Report in Gemini Canvas.

• Prompt: „Erstelle eine Infografik zu den Hauptwechselgründen.“

• Vorteil: Canvas kann größere Datenmengen verarbeiten und liefert visuell strukturierte Ergebnisse – inklusive Download-Buttons für PDF oder PNG.

Schritt 3: Claude Projects – Dashboards, die wiederverwendbar sind

• Lege ein Claude Project an, z. B. „Market Dashboard Q4“.

• Lade Reports, Farbpaletten, Daten hoch.

• Prompt: „Erstelle ein strategisches Dashboard zu Trends, Risiken, Wettbewerb.“

Das Projekt speichert Layout, Stil und Struktur. Beim nächsten Marktbericht musst du nur die Daten aktualisieren.

Ergebnis:

• Teilbare Infografiken und Präsentationen mit Substanz

• Wiederverwendbare Visualisierungs-Templates

• Einheitliche Qualität, unabhängig vom Thema

  
  

Abschnitt 4: Workflow 3 – Vom Insight zum Asset (Lesezeit: 3 Minuten)

Noch 60 Sekunden bis zum letzten Schluck Kaffee

Ziel: Schnelle, konsistente Content-Erstellung mit strategischem Fundament

Claude für Social Slides im SVG-Format

• Frag Claude: „Visualisiere die folgenden 8 Insights als editierbares SVG-Artefakt im 2x2-Grid, 1080x1350.“

• Ergebnis: Eine Datei, direkt nutzbar in Figma. Farben, Schriftarten, Layout – alles anpassbar.

Gemini + GEM: Präsentationen mit Outline-Logik

• Erstelle einen GEM: „Outline Generator für Präsentationen.“

• Füttere ihn mit einem Research-Report → Gemini generiert die Struktur.

• Im Canvas: Lass daraus ein vollständiges Folienset bauen.

• Export als Google Slides oder PDF? Ein Klick.

NotebookLM + Gemini: Trainings oder Landingpages

• NotebookLM: Erstelle ein Curriculum + Modulskript + Video-Overview zu einem Thema.

• Generiere zusätzlich ein Toolkit: Übungen, Checkliste, Reflexionsfragen.

• Mit Gemini: daraus Folien, Handout oder eine vollständige Landingpage bauen.

Ergebnis:

• 1 Thema → Video, Deck, Toolkit, Slide, Page

• Alles konsistent, fundiert und direkt einsetzbar

  
  

Für deinen letzten Schluck kalten Kaffee

Die Tools sind nicht das Problem. Das Problem ist, wie wir sie nutzen.

Wenn du heute nur eins tust, dann:Starte mit einem Projekt. Sammle eine Handvoll guter Quellen. Und gib jeder KI eine Rolle.

Der Rest ergibt sich.

Denn gute KI-Workflows fühlen sich nicht an wie Arbeit – sondern wie Klarheit.Und mit der Zeit wirst du nicht nur schneller. Du wirst besser.

Noch 3 Minuten übrig in deiner Pause?

Hier zwei Mini-Playbooks, die du direkt ausprobieren kannst:

A) Konkurrenzanalyse (ca. 60–90 Minuten):

• Perplexity: Top-20 URLs

• NotebookLM: importieren, analysieren mit Persona

• Claude: Positionierung als SVG

• Gemini: Executive Deck bauen

B) Trainingsmodul (1 Nachmittag):

• NotebookLM: Curriculum & Modul

• Video-Overview + Toolkit

• Gemini: Folien & Handout

• Claude: Social-Visual mit 6 Key Takeaways